República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular. para la Educación Superior
Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”
Núcleo Valles del Tuy Catedra: Introducción al procesamiento de datos
Sección “D”
Facilitadora: Nolbis San Juan
Participantes: Milanyel Mendez
Yudelis Gonzalez
Informe exposición nº 6
LAS REDES
APLICACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE
DATOS A LA ADMINISTRACIÓN
La aplicación de la tecnología de la
computación para la administración de la información y sistemas de apoyo de
decisiones ciertamente ha tenido un efecto en la manera en que los administradores
desempeñan sus labores y en como se comportan las organizaciones.
Uno de los primeros estudios del impacto de
la computarización sugirió que podría haber una estructuración cada vez mayor
de la administración de mandos medios a un nivel más alto para algunas
posiciones de la administración de mandos medios, más diferencias entre la alta
y la administración de mandos medios, y una recentralización de la
organización.
El principal efecto de la computarización
en las organizaciones ha sido la capacidad para procesar papeleo con precisión
y velocidad inusitada; la segregación de los administradores de mandos medios a
los papeles de "funcionario" y "programador" no se ha dado.
La cantidad de usos que la
administración de alto nivel hace de la información basada en la computación y
de las mismas computadoras varía de organización a organización y es una
materia de disputa entre los autores sobre administración.
El reto para la administración es explotar
estas nuevas tecnologías, para cuestionar el status quo de la organización, y
para controlar el cambio más que trabajar para prevenir o limitarlo.
No es una exageración decir que estamos
pasando rápidamente de una sociedad basada en la industria a una que se funda
en la información. La ampliación de las capacidades de la computadora y el
desarrollo de la inteligencia artificial, seguramente favorecerán la
introducción de ajustes importantes en la forma en que trabajan los
administradores y en que actúen las organizaciones.
Llegará el día en que realmente podamos
crear una sociedad basada en la información cuyos miembros tendrán suficiente
tiempo para disfrutar los frutos de sus industrias principales: conocimiento,
comunicación y productos de consumo basado en la computadora.
Las organizaciones siempre han tenido algún
tipo de sistema de información administrativa. Antes estos sistemas tenían una
composición y un uso sumamente informales. Cuando el personal de la oficina de
inscripciones llevaba transcripciones sobre gráficas manuscritas, estaban
usando un sistema de información. No fue
sino hasta el advenimiento de las computadoras, con su capacidad para procesar
y condensar grandes cantidades de datos , que el diseño de los sistemas de
información administrativa se convirtió en un proceso formal, así como en un
campo de estudio.
Puntos de Interés:
Procesamiento Electrónico de
Datos
Cuando empezaron las organizaciones a usar
las computadoras se usaban primeramente para procesar datos en cuanto a unas
cuentas funciones de la organización por regla general, contabilidad y
facturación. Conforme fue aumentando la
velocidad y la exactitud para procesar datos, otras tareas de procesamiento de
datos y de información administrativa se fueron computarizando. Para enfrentar
estas nuevas tareas, los departamentos de (EDP) elaboraron informes
estandarizado par que lo usaran los gerentes de operaciones.
Los Sistemas de Información
Administrativa
Con el crecimiento de los departamentos de
EPD llevó a los gerentes a concentrarse más en la planificación de los sistemas
de información de sus organizaciones. Estos esfuerzos condujeron al nacimiento
de los Sistema de Información Computarizado (CBIS). Este es un sistema de
información que va más allá de la mera estandarización de datos para ayudar con
el proceso de planificación.
Sistema de Apoyo para Decisiones
El sistema de apoyo para
decisiones es un sistema interactivo de computadora, de fácil acceso y
operación, a menos de personas que no son especialistas en computadoras y que
usan el DSS para que les ayude a planificar y tomar decisiones. El uso del DSS
está extendiéndose, conforme a los avances recientes en máquinas y programas de
computadoras, permiten que los gerentes y otros empleados designados tengan
acceso basándose en datos de MIS.
El uso generalizado de la micro
computadoras ha permitido a los gerentes crear sus propias bases de datos y
manejar información, en forma electrónica conforme a la necesidad, en lugar de
tener que esperar los informes emitidos por el departamento de EDP/MIS.
Información Diferente para
Diferentes Niveles Administrativo
Anthony Gorry Y M.S. Morton han señalado
que el sistema de información de una organización debe proporcionar información
a administradores con tres niveles de responsabilidad: Control de operaciones,
control administrativo y planificación estratégica. El diseño de MIS debe tomar
en cuenta las necesidades de información de distintos niveles administrativos,
así como las necesidades rutinarias de procesamiento de transacciones de la
organización entera.
Control de Operaciones:
Un MIS par el control de operaciones debe
ofrecer información muy exacta y detalladas los días o semanas.
El supervisor de producción debe saber si
se desperdician demasiados materiales, los MIS debe ofrecer un volumen grande
de información oportuna y detalladas.
Relación de la Informática y la
Administración:
La administración maneja mucha información
en todas las áreas, la misma información requiere de orden y almacenamiento,
una de las formas de almacenamiento muy usual y muy útil ahora es mediante
sistemas de cómputo. El hecho de ya no tener que manejar esos volúmenes de
información físicamente (o sea en papel, o en la cabeza) hace más ágil una organización
del tipo que quieras, lo cual se traduce en menor tiempo de trabajo y menor
personal necesario en los dos casos se traduce en dinero no gastado o en un
ahorro en cualquier organización.
La informática hace posible el
procesamiento y flujo de la información de una manera ordenada, lo cual es uno
de los principios de la administración (el orden). Y si te das cuenta las organizaciones
mueven y tienen volúmenes de información muy grandes para lo cual requieren de
la informática para crear sistemas de organización de la misma así como de
almacenamiento. Tomando esto en cuenta entonces podemos decir que la relación
que guarda la administración es muy cercana ya que ordena la información de todas
las áreas que compone una organización, la vuelve mas ágil al tenerla ordenada
y almacenada correctamente, la sistematiza.
La administración actual requiere de
respuestas rápidas en todas sus áreas para poder satisfacer los requerimientos
de los clientes (tanto internos como externos) y si eres alguien lento
probablemente pierdas clientes al encontrar competencia contra alguien que sea
más rápido en respuesta y atención. A lo que quiero llegar es que la rapidez es
parte del servicio y la imagen de una empresa y si tienes estos elementos es
más fácil lograr los objetivos, por lo que la informática al agilizar una
organización la vuelve más competitiva y por tanto es parte integral de una
buena administración.
Recursos Humanos como sistema en el contexto
empresarial:
La Administración de Recursos Humanos como
todo sistema está compuesta por subsistemas, como muestra la figura del,
referido por Chiavenato (1988).
Estos pueden relacionarse como:
Subsistema de provisión de RRHH:
que incluye investigación del mercado moderno, mano de obra, reclutamiento y
selección de personal.
Subsistema de aplicación de los
RRHH: que incluye la descripción y análisis de puestos o de cargos y la
evaluación del desempeño.
Subsistema de mantenimiento de
los RRHH: que incluye la compensación o administración de salarios, los
beneficios sociales e higiene y seguridad del trabajo.
Subsistema de desarrollo de los
RRHH: que incluye el entrenamiento y desarrollo de personal así como el
desarrollo organizacional.
Subsistema de control de los
RRHH: que incluye la recolección de datos y su tratamiento, informes y
auditoria de recursos humanos.
Aplicación del procesamiento de datos en la administración: el
Procesamiento de datos en la administración se aplica en operaciones de
supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de
proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera
y gestión de los propios recursos humanos. Las operaciones de una supervisión
nos ayuda a identificar las transacciones diaria de una empresa y el resultado
de dicha operación nos mostrará si podemos seguir realizando una actividad en
común. y si los resultados fueron positivo la empresa seguirá disfrutando de su
planificación, siempre aplicando la seguridad del proyecto y su operatividad
para mejorar la parte financiera y humana.
Si queremos que el procesamiento
de dato en la administración sea más eficiente y eficaz debemos colocar
personas con conocimientos, y así cumplir con las normas establecidas, y esto
es también para el sistema operativo. El sistema operativo se mejora a través
de que el usuario selecciona, instala para mantener el sistema en función, y si
se presenta una necesidad se realiza una gestión para su desarrollo de dicho
sistema, con el propósito de facilitar el trabajo al usuario o usuarios
Uso del computador para la
solución de problemas administrativos: No requiere ni se pretende cambiar ni
agregar una nueva parte a la administración, por lo que dejamos claro este
punto, a la administración se le conoce con sus fases ya conocidas y bien
definidas por todos: la planeación, la organización, la dirección y el control
La información y la tecnología han estado al lado de estas fases en diferentes
etapas, conforme han ido mejorando y cambiando ha ido formando parte
fundamental de la misma administración. Asimismo reconocemos que la
administración siempre será independientemente del segundo término o segundo
nombre que se le dé; que la tecnología cambió, cambia y cambiará y que siempre
estará cambiando; que la información siempre estuvo.
Aplicación de los ordenadores
Los ordenadores pueden emplearse
para resolver una gran cantidad de problemas.
Hoy en día, podría decirse que el ordenador puede aplicarse a casi todas
las áreas del conocimiento.
Por ello dice que con el
ordenador se procesan aplicaciones.
Resulta útil estudiar criterios
o características que deban cumplir o poseer los problemas y las aplicaciones, para poder
saber si son o no apropiados para el
ordenador. Algunas de esas características son:
Volumen de datos: el ordenador
se adapta muy bien a problemas que poseen una
gran cantidad de datos para procesar
Exactitud de los cálculos. El
ordenador procesa los datos y realiza las operaciones con ellos sin cometer error alguno.
Complejidad del problema. Una
vez programado, el ordenador es capaz de encontrar la solución a un problema por
complicado que éste sea.
Velocidad del proceso. El
ordenador realiza los procesos a gran velocidad.
Repetición de bloques. Cuando en
una aplicación existen partes o bloques de la
misma cuyo proceso se repite varias veces, ello hace que la aplicación
sea muy apropiada para el
ordenador.
Áreas de aplicaciones básicas
Los problemas que se resuelven
con el ordenador suelen pertenecer a una de las
tres categorías siguientes:
Aplicaciones comerciales o de gestión: Son
aquellas que utilizan el ordenador para
resolver problemas administrativos que
se presentan en las entidades privadas, como un banco, un supermercado, o en
las públicas, como un ministerio, etc. Pertenecen
a esa categoría las siguientes aplicaciones: el
proceso de textos, el cálculo de una nómina, la contabilidad de una
empresa, el control de las existencias
de un almacén, etc.
El enfoque de una organización desde el punto de vista sistémico lleva a
identificar cinco recursos básicos (Chiavenatto, 1992): Recursos materiales de
producción: conformado por los edificios, fábricas, maquinaria, equipos,
materiales, instalaciones, materias primas, así como por el proceso productivo
y la tecnología. Recursos financieros constituidos por el capital, la
facturación, las inversiones. Préstamos, financiación y crédito. Así como
también los aspectos contables y presupuéstales, tesorería y valoraciones
bancarias. Recursos de mercadotecnia: nombrados, en ocasiones recursos
comerciales, incluyen es su consideración más amplia las ventas, la promoción,
propaganda, distribución, la asistencia técnica, las relaciones con el mercado
y la investigación de mercadeo. Recursos administrativos que integran las
distintas partes y elementos de la organización entre sí, así como la de
integrar esta a su entorno, incluye todos los subsistemas de tomas de
decisiones y de comando de la organización. Recursos Humanos (RH) que incluyen
a todos los miembros de la organización, en todos sus niveles y subsistemas.
El objetivo del enfoque sistémico es representar cada
organización de manera comprensiva y objetiva. Es evidente que las teorías
tradicionales de la administración se han inclinado a ver a las organizaciones
como un sistema cerrado, esto ha llevado a no considerar los diferentes
ambientes organizacionales y la naturaleza de la dependencia organizacional
respecto del ambiente, además de una excesiva concentración en los principios
de funcionamiento organizacional interno y a la consiguiente falla en el
desarrollo y la comprensión de los procesos de retroalimentación (feedback),
que son esenciales para las empresas en supervivencia. Anteriormente solo se
tenia un micro enfoque de la organización, ya que se tenían pocas variables de
la situación actual y no se tenia una relación verdadera de la pertinencia de
esas variables con algunas que no consideráramos.
La teoría de sistemas penetró a
la teoría administrativa por dos razones básicas. Por una parte, la necesidad
de sintetizar e integrar las teorías administrativas al aplicar las ciencias
del comportamiento al estudio de la organización. Por otra parte, la
cibernética y la teoría informática, las cuales trajeron inmensas posibilidades
de desarrollo y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de
sistemas aplicada a la administración o a organizaciones vistas bajo una visión
sistémica
Punto de vista Sistémico: la organización es un sistema constituido
por entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente.
Los negocios y las empresas
también son sistemas, ligadas por tramas invisibles de actos interrelacionados
que a menudo tardan años en exhibir plenamente sus efectos mutuos, donde los
empleados forman parte del sistema y se les hace difícil ver todo el patrón de
cambio. Normalmente se ven partes del sistema que no resuelven el problema en
conjunto. Por esta razón es vital que las cinco disciplinas se desarrollen en
su conjunto, lo que representa un desafío porque es mucho más difícil integrar
herramientas nuevas que aplicarlas por separado. Al aplicarlas conjuntamente
los beneficios son inmensos.
El pensamiento sistémico o
quinta disciplina integra las demás disciplinas, fusionándolas en un cuerpo
coherente de teoría y práctica, les impide ser recursos separados, esta
orientación motiva la interrelación entre las disciplinas. En el pensamiento sistémico
el todo supera la suma de las partes. El pensamiento sistémico requiere las
disciplinas concernientes al dominio personal, modelos mentales, visión
compartida y aprendizaje en equipo para realizar todo su potencial, permite
comprender la percepción que tiene la organización inteligente de si misma y
del mundo, de la interacción de sus ambientes externos e internos. Esto
considera a la organización conectada con el mundo, donde en vez de considerar
que un factor externo ocasiona los problemas de la organización son los actos
de la misma la que crean los problemas.
Una organización inteligente es
un ámbito donde la gente descubre continuamente como crea su realidad y como
puede modificarla. Cuando la organización inteligente aprende en equipo existe
un desplazamiento mental o cambio de enfoque, que lo denominamos
"Metanoia" que es el transito de una perspectiva a otra. Es el cambio
de pensamiento a través del aprendizaje de la organización. Una organización es
inteligente cuando aprende y continuamente expande su capacidad para crear su
futuro. No le basta con sobrevivir, debe conjugar el aprendizaje para la
supervivencia o adaptativo con el aprendizaje generativo que aumenta la
capacidad creativa de la organización.
En la actualidad la mayoría de
los usuarios de microcomputadoras tienen acceso
a un sistema de información o
forman parte del mismo. Todas las organizaciones cuentan con un sistema de
información de algún tipo, que sus empleados deben utilizar.
Un sistema de información se
compone de elementos como hardware, software, personas, procedimientos y datos
que interactúan unos con otros para generar la información primordial en el
desempeño de la organización.
La información es un recurso
valioso que permite a la organización llevar a cabo la prestación de servicios
o elaboración de productos. Es común que las organizaciones deban cambiar sus
sistemas de información, motivado al crecimiento de la misma, cambio en
regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnología, y otros. Es decir,
siempre habrá factores que modifiquen el ambiente donde se desempeña la
organización y ésta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se verá reflejado en
los sistemas que la conforman.
El análisis y diseño de sistemas
es un procedimiento para la resolución de problemas. Cuando se trata del diseño
de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo
de datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la
salida de información en el contexto de una organización particular. También es
usado para analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la
organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de información
computarizado.
Este procedimiento se lleva a
cabo, en el llamado ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el cual consta de
seis pasos que permiten el diagnóstico y optimización de un sistema de
información. Este ciclo puede repetirse indefinidamente, porque como ya se
señaló, las organizaciones siempre se ven sometidas a cambios, y sus sistemas
deben renovarse periódicamente. Los pasos del ciclo de vida de desarrollo son
los que se encuentran en la imagen. Se suele llamar analistas de sistemas a
quienes se encargan de realizar en las empresas, el proceso de análisis y
diseño de sistemas, definiendo los lineamientos a seguir y la manera en que
debe incorporarse la tecnología de la computación para adecuar y actualizar sus
sistemas de información.
Los usuarios juegan un papel
crítico al momento de cambiar o desarrollar exitosamente un sistema de
información, porque son quienes conocen los problemas de su área de trabajo,
pudiendo suministrar información valiosa y atinada sobre las necesidades que
debería resolver tal sistema. El desarrollo acertado de sistemas de información
automatizados requiere del trabajo conjunto de usuarios finales y de los
analistas de sistemas
Centro De Proceso De Datos De Una Empresa
ORGANIZACIÓN DE LOS SERVICIOS
INFORMÁTICOS
La realización de trabajos
utilizando los medios informáticos de una empresa requiere una cierta organización
y destreza relativa tanto a los equipos, donde incluimos los físicos y los
lógicos, como al personal encargado de su realización. Se puede utilizar, en
este sentido, una frase típica en todo entorno empresarial que dice lo
siguiente: De una buena organización depende la consecución de los objetivos
fijados en una empresa, asegurando el óptimo aprovechamiento de los recursos
disponibles.
CENTRO DE PROCESO DE DATOS
La utilización de los recursos
informáticos en una empresa puede alcanzar un volumen lo suficientemente grande
como para que sea necesaria la existencia de un Departamento de Informática o
Centro de Proceso de Datos encargado de centralizar todas las tareas que
requieran el uso de un sistema informático. En ocasiones, los servicios
informáticos que necesita una empresa son contratados o alquilados a otra
empresa ajena especializada en la prestación de estos servicios. Este tipo de
empresas reciben el nombre de empresas de servicios informáticos. En general,
el lugar donde se ubican los equipos informáticos de una empresa se denomina
Centro de Proceso de Datos y podemos definirlo de la siguiente manera: Un
Centro de Proceso de Datos (CPD) es el conjunto de recursos físicos, lógicos y
humanos necesarios para la organización, realización y control de las
actividades informáticas de una empresa. Actualmente, podemos encontrar
diversos nombres referidos al Centro de Proceso de Datos, como pueden ser
Departamento de Informática, Departamento de proceso de Datos, Centro de
informática, Sala de Computadoras, e incluso la denominación mas extendida en
centros de enseñanza, Centro de Cálculo. En realidad, todas ellas aglutinan el
conjunto de equipos físicos y lógicos, las personas y la organización para el
desarrollo de las actividades informáticas en la empresa o ámbito
correspondiente.
Explotación de sistemas o
aplicaciones.
La explotación u operación de un
sistema informático o aplicación informática consiste en la utilización y
aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de
realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de
soportes, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, etc.
Soporte técnico a usuarios.
El soporte, tanto para los
usuarios como para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y
mantener el sistema operativo adecuado, del diseño y control de la estructura
de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y
evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la
ayuda directa a usuarios.
Gestión y administración del
propio Centro de Procesamiento de Datos.
Las funciones de gestión y
administración de un Centro de Procesamiento de Datos engloban operaciones de
supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de
proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera
y gestión de los propios recursos humanos.
