APLICACION DEL PROCESAMIENTO DE DATOS A LA ADMINISTRACION

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular. para la Educación Superior

Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez” 

Núcleo Valles del Tuy Catedra: Introducción al procesamiento de datos

Sección “D”

Facilitadora: Nolbis San Juan

Participantes: Milanyel Mendez

                     Yudelis Gonzalez

Informe exposición nº 5

APLICACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE DATOS A LA ADMINISTRACIÓN

APLICACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE DATOS A LA ADMINISTRACIÓN

   

La aplicación de la tecnología de la computación para la administración de la información y sistemas de apoyo de decisiones ciertamente ha tenido un efecto en la manera en que los administradores desempeñan sus labores y en como se comportan las organizaciones.

   Uno de los primeros estudios del impacto de la computarización sugirió que podría haber una estructuración cada vez mayor de la administración de mandos medios a un nivel más alto para algunas posiciones de la administración de mandos medios, más diferencias entre la alta y la administración de mandos medios, y una recentralización de la organización.

     El principal efecto de la computarización en las organizaciones ha sido la capacidad para procesar papeleo con precisión y velocidad inusitada; la segregación de los administradores de mandos medios a los papeles de "funcionario" y "programador" no se ha dado.

La cantidad de usos que la administración de alto nivel hace de la información basada en la computación y de las mismas computadoras varía de organización a organización y es una materia de disputa entre los autores sobre administración.

    El reto para la administración es explotar estas nuevas tecnologías, para cuestionar el status quo de la organización, y para controlar el cambio más que trabajar para prevenir o limitarlo.

    No es una exageración decir que estamos pasando rápidamente de una sociedad basada en la industria a una que se funda en la información. La ampliación de las capacidades de la computadora y el desarrollo de la inteligencia artificial, seguramente favorecerán la introducción de ajustes importantes en la forma en que trabajan los administradores y en que actúen las organizaciones.

    Llegará el día en que realmente podamos crear una sociedad basada en la información cuyos miembros tendrán suficiente tiempo para disfrutar los frutos de sus industrias principales: conocimiento, comunicación y productos de consumo basado en la computadora.

    Las organizaciones siempre han tenido algún tipo de sistema de información administrativa. Antes estos sistemas tenían una composición y un uso sumamente informales. Cuando el personal de la oficina de inscripciones llevaba transcripciones sobre gráficas manuscritas, estaban usando un sistema de información.  No fue sino hasta el advenimiento de las computadoras, con su capacidad para procesar y condensar grandes cantidades de datos , que el diseño de los sistemas de información administrativa se convirtió en un proceso formal, así como en un campo de estudio.

Puntos de Interés:

Procesamiento Electrónico de Datos

    Cuando empezaron las organizaciones a usar las computadoras se usaban primeramente para procesar datos en cuanto a unas cuentas funciones de la organización por regla general, contabilidad y facturación.  Conforme fue aumentando la velocidad y la exactitud para procesar datos, otras tareas de procesamiento de datos y de información administrativa se fueron computarizando. Para enfrentar estas nuevas tareas, los departamentos de (EDP) elaboraron informes estandarizado par que lo usaran los gerentes de operaciones.

Los Sistemas de Información Administrativa

   Con el crecimiento de los departamentos de EPD llevó a los gerentes a concentrarse más en la planificación de los sistemas de información de sus organizaciones. Estos esfuerzos condujeron al nacimiento de los Sistema de Información Computarizado (CBIS). Este es un sistema de información que va más allá de la mera estandarización de datos para ayudar con el proceso de planificación.

Sistema de Apoyo para Decisiones

El sistema de apoyo para decisiones es un sistema interactivo de computadora, de fácil acceso y operación, a menos de personas que no son especialistas en computadoras y que usan el DSS para que les ayude a planificar y tomar decisiones. El uso del DSS está extendiéndose, conforme a los avances recientes en máquinas y programas de computadoras, permiten que los gerentes y otros empleados designados tengan acceso basándose en datos de MIS.

El uso generalizado de la micro computadoras ha permitido a los gerentes crear sus propias bases de datos y manejar información, en forma electrónica conforme a la necesidad, en lugar de tener que esperar los informes emitidos por el departamento de EDP/MIS.

Información Diferente para Diferentes Niveles Administrativo

    Anthony Gorry Y M.S. Morton han señalado que el sistema de información de una organización debe proporcionar información a administradores con tres niveles de responsabilidad: Control de operaciones, control administrativo y planificación estratégica. El diseño de MIS debe tomar en cuenta las necesidades de información de distintos niveles administrativos, así como las necesidades rutinarias de procesamiento de transacciones de la organización entera.

Control de Operaciones:

    Un MIS par el control de operaciones debe ofrecer información muy exacta y detalladas los días o semanas.

    El supervisor de producción debe saber si se desperdician demasiados materiales, los MIS debe ofrecer un volumen grande de información oportuna y detalladas.

 Relación de la Informática y la Administración:

  

  La administración maneja mucha información en todas las áreas, la misma información requiere de orden y almacenamiento, una de las formas de almacenamiento muy usual y muy útil ahora es mediante sistemas de cómputo. El hecho de ya no tener que manejar esos volúmenes de información físicamente (o sea en papel, o en la cabeza) hace más ágil una organización del tipo que quieras, lo cual se traduce en menor tiempo de trabajo y menor personal necesario en los dos casos se traduce en dinero no gastado o en un ahorro en cualquier organización.

  

  La informática hace posible el procesamiento y flujo de la información de una manera ordenada, lo cual es uno de los principios de la administración (el orden). Y si te das cuenta las organizaciones mueven y tienen volúmenes de información muy grandes para lo cual requieren de la informática para crear sistemas de organización de la misma así como de almacenamiento. Tomando esto en cuenta entonces podemos decir que la relación que guarda la administración es muy cercana ya que ordena la información de todas las áreas que compone una organización, la vuelve mas ágil al tenerla ordenada y almacenada correctamente, la sistematiza.   

    La administración actual requiere de respuestas rápidas en todas sus áreas para poder satisfacer los requerimientos de los clientes (tanto internos como externos) y si eres alguien lento probablemente pierdas clientes al encontrar competencia contra alguien que sea más rápido en respuesta y atención. A lo que quiero llegar es que la rapidez es parte del servicio y la imagen de una empresa y si tienes estos elementos es más fácil lograr los objetivos, por lo que la informática al agilizar una organización la vuelve más competitiva y por tanto es parte integral de una buena administración.

 Recursos Humanos como sistema en el contexto empresarial:

  

  La Administración de Recursos Humanos como todo sistema está compuesta por subsistemas, como muestra la figura del, referido por Chiavenato (1988).

Estos pueden relacionarse como:

Subsistema de provisión de RRHH: que incluye investigación del mercado moderno, mano de obra, reclutamiento y selección de personal.

Subsistema de aplicación de los RRHH: que incluye la descripción y análisis de puestos o de cargos y la evaluación del desempeño.

Subsistema de mantenimiento de los RRHH: que incluye la compensación o administración de salarios, los beneficios sociales e higiene y seguridad del trabajo.

Subsistema de desarrollo de los RRHH: que incluye el entrenamiento y desarrollo de personal así como el desarrollo organizacional.

Subsistema de control de los RRHH: que incluye la recolección de datos y su tratamiento, informes y auditoria de recursos humanos.

Aplicación del procesamiento de datos en la administración: el Procesamiento de datos en la administración se aplica en operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos. Las operaciones de una supervisión nos ayuda a identificar las transacciones diaria de una empresa y el resultado de dicha operación nos mostrará si podemos seguir realizando una actividad en común. y si los resultados fueron positivo la empresa seguirá disfrutando de su planificación, siempre aplicando la seguridad del proyecto y su operatividad para mejorar la parte financiera y humana.

Si queremos que el procesamiento de dato en la administración sea más eficiente y eficaz debemos colocar personas con conocimientos, y así cumplir con las normas establecidas, y esto es también para el sistema operativo. El sistema operativo se mejora a través de que el usuario selecciona, instala para mantener el sistema en función, y si se presenta una necesidad se realiza una gestión para su desarrollo de dicho sistema, con el propósito de facilitar el trabajo al usuario o usuarios

Uso del computador para la solución de problemas administrativos: No requiere ni se pretende cambiar ni agregar una nueva parte a la administración, por lo que dejamos claro este punto, a la administración se le conoce con sus fases ya conocidas y bien definidas por todos: la planeación, la organización, la dirección y el control La información y la tecnología han estado al lado de estas fases en diferentes etapas, conforme han ido mejorando y cambiando ha ido formando parte fundamental de la misma administración. Asimismo reconocemos que la administración siempre será independientemente del segundo término o segundo nombre que se le dé; que la tecnología cambió, cambia y cambiará y que siempre estará cambiando; que la información siempre estuvo, esta, estará

Aplicación de los ordenadores

Los ordenadores pueden emplearse para resolver una gran cantidad de problemas.   Hoy en día, podría decirse que el ordenador puede aplicarse a casi todas las áreas  del conocimiento. 

Por ello dice que con el ordenador se procesan aplicaciones.

Resulta útil estudiar criterios o características que deban cumplir o poseer los  problemas y las aplicaciones, para poder saber si son o no apropiados para el  ordenador. Algunas de esas características son:

Volumen de datos: el ordenador se adapta muy bien a problemas que poseen una  gran cantidad de datos para procesar 

Exactitud de los cálculos. El ordenador procesa los datos y realiza las operaciones  con ellos sin cometer error alguno. 

Complejidad del problema. Una vez programado, el ordenador es capaz de  encontrar la solución a un problema por complicado que éste sea.

Velocidad del proceso. El ordenador realiza los procesos a gran velocidad.

Repetición de bloques. Cuando en una aplicación existen partes o bloques de la  misma cuyo proceso se repite varias veces, ello hace que la aplicación sea muy  apropiada para el ordenador. 

Áreas de aplicaciones básicas

Los problemas que se resuelven con el ordenador suelen pertenecer a una de las  tres categorías siguientes:

 Aplicaciones comerciales o de gestión: Son aquellas que  utilizan el ordenador para resolver problemas administrativos  que se presentan en las entidades privadas, como un banco, un supermercado, o en las públicas, como un ministerio, etc.  Pertenecen a esa categoría las siguientes aplicaciones: el  proceso de textos, el cálculo de una nómina, la contabilidad de una empresa, el  control de las existencias de un almacén, etc.

El enfoque de una organización desde el punto de vista sistémico lleva a identificar cinco recursos básicos (Chiavenatto, 1992): Recursos materiales de producción: conformado por los edificios, fábricas, maquinaria, equipos, materiales, instalaciones, materias primas, así como por el proceso productivo y la tecnología. Recursos financieros constituidos por el capital, la facturación, las inversiones. Préstamos, financiación y crédito. Así como también los aspectos contables y presupuéstales, tesorería y valoraciones bancarias. Recursos de mercadotecnia: nombrados, en ocasiones recursos comerciales, incluyen es su consideración más amplia las ventas, la promoción, propaganda, distribución, la asistencia técnica, las relaciones con el mercado y la investigación de mercadeo. Recursos administrativos que integran las distintas partes y elementos de la organización entre sí, así como la de integrar esta a su entorno, incluye todos los subsistemas de tomas de decisiones y de comando de la organización. Recursos Humanos (RH) que incluyen a todos los miembros de la organización, en todos sus niveles y subsistemas.

El objetivo del enfoque sistémico es representar cada organización de manera comprensiva y objetiva. Es evidente que las teorías tradicionales de la administración se han inclinado a ver a las organizaciones como un sistema cerrado, esto ha llevado a no considerar los diferentes ambientes organizacionales y la naturaleza de la dependencia organizacional respecto del ambiente, además de una excesiva concentración en los principios de funcionamiento organizacional interno y a la consiguiente falla en el desarrollo y la comprensión de los procesos de retroalimentación (feedback), que son esenciales para las empresas en supervivencia. Anteriormente solo se tenia un micro enfoque de la organización, ya que se tenían pocas variables de la situación actual y no se tenia una relación verdadera de la pertinencia de esas variables con algunas que no consideráramos.

La teoría de sistemas penetró a la teoría administrativa por dos razones básicas. Por una parte, la necesidad de sintetizar e integrar las teorías administrativas al aplicar las ciencias del comportamiento al estudio de la organización. Por otra parte, la cibernética y la teoría informática, las cuales trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración o a organizaciones vistas bajo una visión sistémica

Punto de vista Sistémico: la organización es un sistema constituido por entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente.

Los negocios y las empresas también son sistemas, ligadas por tramas invisibles de actos interrelacionados que a menudo tardan años en exhibir plenamente sus efectos mutuos, donde los empleados forman parte del sistema y se les hace difícil ver todo el patrón de cambio. Normalmente se ven partes del sistema que no resuelven el problema en conjunto. Por esta razón es vital que las cinco disciplinas se desarrollen en su conjunto, lo que representa un desafío porque es mucho más difícil integrar herramientas nuevas que aplicarlas por separado. Al aplicarlas conjuntamente los beneficios son inmensos.

El pensamiento sistémico o quinta disciplina integra las demás disciplinas, fusionándolas en un cuerpo coherente de teoría y práctica, les impide ser recursos separados, esta orientación motiva la interrelación entre las disciplinas. En el pensamiento sistémico el todo supera la suma de las partes. El pensamiento sistémico requiere las disciplinas concernientes al dominio personal, modelos mentales, visión compartida y aprendizaje en equipo para realizar todo su potencial, permite comprender la percepción que tiene la organización inteligente de si misma y del mundo, de la interacción de sus ambientes externos e internos. Esto considera a la organización conectada con el mundo, donde en vez de considerar que un factor externo ocasiona los problemas de la organización son los actos de la misma la que crean los problemas.

Una organización inteligente es un ámbito donde la gente descubre continuamente como crea su realidad y como puede modificarla. Cuando la organización inteligente aprende en equipo existe un desplazamiento mental o cambio de enfoque, que lo denominamos "Metanoia" que es el transito de una perspectiva a otra. Es el cambio de pensamiento a través del aprendizaje de la organización. Una organización es inteligente cuando aprende y continuamente expande su capacidad para crear su futuro. No le basta con sobrevivir, debe conjugar el aprendizaje para la supervivencia o adaptativo con el aprendizaje generativo que aumenta la capacidad creativa de la organización.

En la actualidad la mayoría de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a un sistema de información o forman parte del mismo. Todas las organizaciones cuentan con un sistema de información de algún tipo, que sus empleados deben utilizar.

Un sistema de información se compone de elementos como hardware, software, personas, procedimientos y datos que interactúan unos con otros para generar la información primordial en el desempeño de la organización.

La información es un recurso valioso que permite a la organización llevar a cabo la prestación de servicios o elaboración de productos. Es común que las organizaciones deban cambiar sus sistemas de información, motivado al crecimiento de la misma, cambio en regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnología, y otros. Es decir, siempre habrá factores que modifiquen el ambiente donde se desempeña la organización y ésta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se verá reflejado en los sistemas que la conforman.

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento para la resolución de problemas. Cuando se trata del diseño de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo de datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto de una organización particular. También es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de información computarizado.

Este procedimiento se lleva a cabo, en el llamado ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el cual consta de seis pasos que permiten el diagnóstico y optimización de un sistema de información. Este ciclo puede repetirse indefinidamente, porque como ya se señaló, las organizaciones siempre se ven sometidas a cambios, y sus sistemas deben renovarse periódicamente. Los pasos del ciclo de vida de desarrollo son los que se encuentran en la imagen. Se suele llamar analistas de sistemas a quienes se encargan de realizar en las empresas, el proceso de análisis y diseño de sistemas, definiendo los lineamientos a seguir y la manera en que debe incorporarse la tecnología de la computación para adecuar y actualizar sus sistemas de información.               

Los usuarios juegan un papel crítico al momento de cambiar o desarrollar exitosamente un sistema de información, porque son quienes conocen los problemas de su área de trabajo, pudiendo suministrar información valiosa y atinada sobre las necesidades que debería resolver tal sistema. El desarrollo acertado de sistemas de información automatizados requiere del trabajo conjunto de usuarios finales y de los analistas de sistemas

Centro De Proceso De Datos De Una Empresa

ORGANIZACIÓN DE LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS  La realización de trabajos utilizando los medios informáticos de una empresa requiere una cierta organización y destreza relativa tanto a los equipos, donde incluimos los físicos y los lógicos, como al personal encargado de su realización. Se puede utilizar, en este sentido, una frase típica en todo entorno empresarial que dice lo siguiente: De una buena organización depende la consecución de los objetivos fijados en una empresa, asegurando el óptimo aprovechamiento de los recursos disponibles. CENTRO DE PROCESO DE DATOS La utilización de los recursos informáticos en una empresa puede alcanzar un volumen lo suficientemente grande como para que sea necesaria la existencia de un Departamento de Informática o Centro de Proceso de Datos encargado de centralizar todas las tareas que requieran el uso de un sistema informático. En ocasiones, los servicios informáticos que necesita una empresa son contratados o alquilados a otra empresa ajena especializada en la prestación de estos servicios. Este tipo de empresas reciben el nombre de empresas de servicios informáticos. En general, el lugar donde se ubican los equipos informáticos de una empresa se denomina Centro de Proceso de Datos y podemos definirlo de la siguiente manera: Un Centro de Proceso de Datos (CPD) es el conjunto de recursos físicos, lógicos y humanos necesarios para la organización, realización y control de las actividades informáticas de una empresa. Actualmente, podemos encontrar diversos nombres referidos al Centro de Proceso de Datos, como pueden ser Departamento de Informática, Departamento de proceso de Datos, Centro de informática, Sala de Computadoras, e incluso la denominación mas extendida en centros de enseñanza, Centro de Cálculo. En realidad, todas ellas aglutinan el conjunto de equipos físicos y lógicos, las personas y la organización para el desarrollo de las actividades informáticas en la empresa o ámbito correspondiente.

Dentro de una empresa, el Centro de proceso de Datos cumple diversas funciones que justifican los puestos los puestos de trabajo establecidos que existen en él.

Explotación de sistemas o aplicaciones.

La explotación u operación de un sistema informático o aplicación informática consiste en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, etc.

Soporte técnico a usuarios.

El soporte, tanto para los usuarios como para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo adecuado, del diseño y control de la estructura de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la ayuda directa a usuarios.

Gestión y administración del propio Centro de Procesamiento de Datos.

Las funciones de gestión y administración de un Centro de Procesamiento de Datos engloban operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos.